E-Rechnung: Finales BMF-Schreiben schafft Klarheit

Ab dem 01.01.2025 wird in Deutschland die Nutzung der E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend. Diese Regelung basiert auf einer EU-Richtlinie zur Förderung der Digitalisierung und Vereinfachung des Rechnungswesens. Unternehmen sind künftig verpflichtet, ihre Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format zu erstellen und zu übermitteln.

E-Rechnung zur Vorbereitung des Europäisches Meldesystems

Darüber hinaus ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems (Umsatzsteuer), das aus den Daten der E-Rechnung gespeist werden soll, im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission geplant. Um das geplante Meldesystem vorzubereiten, wurde daher in einem ersten Schritt beschlossen, die E-Rechnung einzuführen. 

Der Zeitplan der EU sieht vor, das Meldesystem bis 2028 umzusetzen, wobei mittlerweile eine Verschiebung auf 2030 bzw. 2032 diskutiert wird.

Anforderungen an die E-Rechnung durch das Wachstumschancengesetz

Ab 2025 gelten mit dem Wachstumschancengesetz strengere Richtlinien für die E-Rechnung. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Als „sonstige Rechnung“ wird künftig sowohl die Papierrechnung als auch die PDF-Rechnung bezeichnet. 

Lange Zeit war jedoch unklar, welche Formate der E-Rechnung zulässig sind. Der Gesetzesentwurf besagt, dass elektronische Rechnungen der europäischen Norm und den entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen müssen. Damit war die Formatfrage keineswegs geklärt. Durch das Verb „entsprechen“ ergaben sich viele Fragen und Unklarheiten. 

Erste Details zur künftigen Umsetzung der E-Rechnung im unternehmerischen Alltag und zu Fragen der Rechtsanwendung hat das Bundesfinanzministerium im Juni im Entwurf eines BMF-Schreibens veröffentlicht. Im Oktober folgte die finale Fassung, die in einigen Punkten Nachbesserungen enthält.

Leistungen zwischen Unternehmern

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung findet zunächst nur auf Leistungen zwischen Unternehmern (B2B-Umsätze) Anwendung. Zudem gilt sie lediglich in den Fällen, in denen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger ihren Sitz im Inland haben.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) konkretisierte in seinem Entwurf zur E-Rechnung, dass die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung auch für folgende Fälle gilt: Umsätze, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse Charge nach § 13b UStG), bei Umsätzen von Kleinunternehmern, die nicht besteuert werden, bei Umsätzen, die der Durchschnittssatzbesteuerung in der Land- und Forstwirtschaft (§ 24 UStG) unterliegen, bei Reiseleistungen (§ 25 UStG) sowie bei Umsätzen, auf die die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG angewendet wird.

Gerade die Anwendung auf Kleinunternehmer hat für viel Kritik gesorgt. Zwar ist die Pflicht auch im endgültigen Schreiben enthalten, der Finanzausschuss des Deutschen Bundestags hat aber angedeutet, dass es einen Verzicht auf die Ausstellungspflicht für diesen Personenkreis geben soll.

Zulässige Formate einer E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist nicht einfach nur eine per E-Mail versandte PDF-Datei, sondern ein strukturiertes, digitales Dokument, das maschinell lesbar ist. Der Begriff „Strukturiertes elektronisches Format“ umfasst allerdings nicht jede denkbare Ausprägung von Dokumenten; vielmehr bezeichnet er eine spezifische Form der elektronischen Aufzeichnung von Daten. Typische Formate für E-Rechnungen sind ZUGFeRD (Zentraler Leitfaden des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder die XRechnung. Darüber gibt es auch europäische Formate wie z.B. das französische Factur-X oder Peppol-BIS Billing. Im endgültigen BMF-Schreiben werden im Gegensatz zum Entwurf die verschiedenen Versionen konkretisiert und so mehr Rechtssicherheit geschaffen. So wird zum Beispiel darauf verwiesen, dass das ursprüngliche ZUGFeRD-Format noch nicht auf der Normenreihe EN 16931 beruhte, was sich jedoch mit der Version 2.0.1 geändert hat. Ausgenommen sind hier aber jetzt ausdrücklich die Profile MINIMUM und BASIC-WL. 

Wichtig: Hybride Formate wie ZUGFeRD bestehen aus XML- und PDF-Datenteil. Der XML-Datenteil ist zukünftig führend. Dies ist eine Abkehr von der bisherigen Sichtweise des BMF. Bei dem menschenlesbaren Datenteil (z.B. PDF) handelt es sich um ein für § 14c UStG „unschädliches“ Mehrstück, solange es als solches erkennbar bleibt. 

Übermittlung und Empfang von E-Rechnungen

Im überarbeiteten Schreiben wurden die Beschränkungen der Übermittlungswege aufgehoben, insbesondere hinsichtlich der Zulässigkeit von Speichermedien. So ist die Maßgabe, dass ein USB-Stick kein zulässiger Weg ist, im finalen Schreiben nicht mehr enthalten. Das BMF erweitert zudem den zulässigen Kreis von Übertragungsarten. Neben dem Download von Rechnungen ist nun auch deren Speicherung auf einem gemeinsamen Speicher in Konzernstrukturen zulässig.

Für die Entgegennahme einer E-Rechnung ist die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs durch den Rechnungsempfänger ausreichend. Das BMF stellt in diesem Zusammenhang klar, dass es sich dabei nicht zwingend um ein gesondertes Postfach für den Empfang von E-Rechnungen handeln muss.

Keine unnötige Bürokratie bei Dauerrechnungen

Für vor dem 01.01.2027 ausgestellte Dauerrechnungen in Papierform oder als PDF, die bisher nicht als E-Rechnung erteilt wurden, wird ein Bestandsschutz eingeräumt. In Abweichung vom Entwurf ist die Ausstellung einer E-Rechnung erst erforderlich, sofern sich Angaben auf der Rechnung ändern.

End- oder Restrechnung bei Voraus- und Anzahlungsrechnungen

Neu aufgenommen wurden Empfehlungen zu End- oder Restrechnungen. In einer Endrechnung, die ein Unternehmer für eine vollständige Leistung ausstellt, sind zuvor erhaltene Teilentgelte und die dazugehörigen Steuerbeträge abzuziehen, wenn dafür bereits Rechnungen mit ausgewiesener Steuer erstellt wurden (§ 14 Abs. 5 S. 2 UStG). Alternativ kann eine Restrechnung erstellt werden.

Das BMF führt aus, dass derzeit die Anforderungen an eine Endrechnung noch nicht vollständig im strukturierten Teil einer E-Rechnung abgebildet werden können. Daher empfiehlt es sich, eine Restrechnung zu nutzen. Bis zum 31.12.2027 ist es jedoch nicht zu beanstanden, wenn ein Anhang als unstrukturierte Datei in der E-Rechnung beigefügt ist. Ein separater Versand einer speziellen Zusammenstellung ist bei der E-Rechnung jedoch nicht möglich.

Klarstellung zu Rechnungskorrekturen

Das BMF weist in der finalen Version ausdrücklich darauf hin, dass für Umsätze, die vor dem 01.01.2025 ausgeführt worden sind, keine Verpflichtung zur Verwendung einer E-Rechnung besteht. Gleiches gilt für den Zeitraum, in dem die Übergangsregelungen nach § 27 Abs. 38 S. 1 Nr. 1 bis 3 UStG in Anspruch genommen werden können. Sollte eine Korrektur der Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt erforderlich sein, kann dies in dem ursprünglich verwendeten Format erfolgen. Folglich besteht eine Verpflichtung zur Rechnungskorrektur auf elektronischem Wege lediglich für Leistungen, die ohnehin auf elektronischem Wege abzurechnen sind.

Hinweis: Die Grundsätze des BMF-Schreibens sind für alle Umsätze anzuwenden, die nach dem 31.12.2024 ausgeführt werden. Gerne beraten wir Sie!