Hinweise gem. Art. 13, 14 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) über die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten

Verantwortliche Stelle und Kontaktdaten

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die

Nexia GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft | Steuerberatungsgesellschaft
Georg-Glock-Straße 4, 40474 Düsseldorf, Deutschland

Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum unserer Internetseite.
https://www.nexia.de/impressum

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
datenschutz@nexia.de

Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Zweck der Verarbeitung ist der gesicherte Dateiaustausch für Unternehmen. Wir stellen unseren Mandanten Dateien in einem virtuellen Datenraum zur Verfügung, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und um eine kundenorientierte und sichere Verarbeitung zu ermöglichen. Wir setzen ShareFile/fileBOX von der Schuster & Walther IT-Business GmbH (Schuster & Walther) ein. Der Standort der dafür eingesetzten Server wird durch Schuster & Walther ausschließlich in Deutschland betrieben. Die komplette Infrastruktur und der Speicherplatz befinden sich im DATEV Rechenzentrum.

Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt die Erhebung, Speicherung und Weitergabe gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten wir aufgrund Ihrer Einwilligung, eines Vertragsverhältnisses oder zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 a, b, c DSGVO.

Welche Daten werden verarbeitet?

Beim Dateiaustausch mithilfe von virtuellen Datenräumen werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang und Inhalt der Daten hängt davon ab, welche Angaben für den Dateieninhalt relevant sind und welche Vereinbarungen mit den Mandanten bestehen.

Typische Dateien für den Dateiaustausch sind beispielsweise Rechnungen mit besonderen Informationen, Verträge oder M&A-Dokumente.

Umfang der Verarbeitung

ShareFile/fileBOX ist eine cloudbasierte Austausch- und Kollaborationsplattform, zentrale Bestandteile sind der Dokumentenaustausch sowie der plattform- und geräteunabhängige Zugriff auf Dateien. ShareFile/fileBOX bietet Ihnen die Möglichkeit, einer oder mehreren Person/en umfangreiche Unterlagen zur Verfügung zu stellen, zusätzlich können ältere Bearbeitungsstände einer Datei optional durch Aktivierung der Datei-Versionierung mit angezeigt werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Weitergabe von Daten

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nicht statt. Ausnahmen hiervon gelten nur, soweit dies für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist. Hierzu zählt insbesondere die Weitergabe an von uns beauftragte Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter) oder sonstige Dritte, deren Tätigkeit für die Vertragsdurchführung erforderlich ist (z.B. Versandunternehmen oder Banken). Die weitergegebenen Daten dürfen von den Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Die Daten sind während des Transports über das Internet verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
 

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht, wenn wir aufgrund von steuer- oder handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten (gemäß HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

Eine Löschung erfolgt nicht, wenn Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung eingewilligt haben.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

 

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten Datenschutzhinweise bei Änderungen der Verarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen.

 

Weitere Informationen zum Datenschutz der SchuWa, Citrix und DATEV

https://www.citrix.com/about/trust-center/privacy-compliance/
https://www.schuwa.de/datenschutz
https://www.datev.de/web/de/m/ueber-datev/datenschutz/

 

Datum Datenschutzhinweise: 02/2024